«Der Schutz der Daten und die damit verbundenen Sicherheitsstandards haben bei uns oberste Priorität»
Matt Graf ist im Februar 2021 zum AK71-Team gestossen und leitet die Abteilung Informatik. Was das Team beschäftigt und welches die Herausforderungen der IT heute und in Zukunft sind, erzählt Matt Graf im Interview.
Matt Graf, wer arbeitet im Team Informatik?
Im Team Informatik arbeiten mein Kollege Agostino Lo Conti und ich. Wir sind also ein Zweier-Team. Wir decken beide alle Bereiche ab und vertreten uns gegenseitig.
Was sind die Hauptaufgaben Ihres Teams?
Wir übernehmen die Gesamtverantwortung für die AKIS-Systeme. Das heisst, wir sind für die Wartung, den Support sowie die Individualisierung der Prozesse zuständig. AKIS ist eine Applikation für Sozialversicherungsunternehmen und deshalb auch für unsere Kasse sehr wichtig. Denn damit können wir alle Prozesse einer Ausgleichskasse in einer einzigen Applikation abbilden.
Sind AKIS und connect die gleichen Systeme?
Nicht ganz. AKIS ist das Kernsystem für uns intern und connect ist der Teil nach aussen für die Kundinnen und Kunden. Selbstverständlich gibt es Schnittstellen, damit alle Dokumente, die in connect hochgeladen werden, für die weitere Bearbeitung im AKIS ersichtlich sind.
Welche Aufgaben kommen weiter dazu?
Wir führen diverse Schulungen für die Mitarbeitenden durch. In letzter Zeit hatten wir grosse Umstellungen, weshalb eine gute Schulung für die interne Akzeptanz sehr wichtig ist. Zudem warten wir die gesamte IT-Infrastruktur vom Server über den Drucker und der Telefonie bis zu den regelmässigen Sicherungen der Daten.
Wie sieht der IT-Support gegenüber den Mitarbeitenden konkret aus? Welches sind die häufigsten Fragen, mit denen sie zu Ihnen kommen?
Sehr oft geht es um unser Hauptsystem AKIS, weil die meisten Mitarbeitenden fast ausschliesslich damit arbeiten. Daneben gibt es die klassischen Themen wie Probleme mit dem Drucker, dem Mailsystem oder den Officeprogrammen.
Welche zusätzlichen Aufgaben übernehmen Sie als Leiter der Abteilung?
Ich bin für die Budgetierung zuständig und kontrolliere alle Rechnungen in meinem Bereich. Selbstverständlich übernimmt diese Arbeiten während meiner Abwesenheit mein Kollege Agostino Lo Conti. Dann gehört auch die Teamführung zu meinen Aufgaben. Zudem übernehme ich die Koordination der Tests, wenn ein Update für unser Ausgleichskassen-Kernsystem AKIS ansteht. Getestet wird dann von denjenigen Mitarbeitenden, die später auch damit arbeiten.
Wo steht die AK71 aktuell im Thema Digitalisierung?
Die AK71 hat in den letzten Jahren signifikante Fortschritte in der Digitalisierung gemacht. Wir haben grundlegende digitale Infrastrukturen aufgebaut und eine Vielzahl von Prozessen automatisiert, was unsere Effizienz und Servicequalität erheblich verbessert hat. Unsere internen Systeme sind weitgehend digitalisiert. Zudem nutzen wir moderne Technologien, um die Zusammenarbeit und Kommunikation sowohl intern als auch mit unseren Kundinnen und Kunden zu optimieren.
Welches sind in Bezug auf die Digitalisierung Ihre Ziele?
In Bezug auf unsere Prozesse gibt es laufend Optimierungsbedarf – vor allem in unserem Kernsystem AKIS. Denn wir wollen im Dienste unserer Kundinnen und Kunden Prozesse weiter vereinfachen und wo immer möglich automatisieren. Weiter kommen zum Thema Datensicherheit immer neue Anforderungen hinzu, die wir beurteilen müssen.
Wie steht es bezüglich Weiterentwicklung der Onlineplattform connect?
Wir sind laufend daran, die Prozesse zu optimieren und Neuerungen einzuführen.
Dürfen Ihnen Kundinnen und Kunden Wünsche bezüglich connect melden?
Ja klar. Es liegt auch in unserem Interesse, die Abläufe zu optimieren. Wir sind jedoch teilweise an den Hersteller der Applikation gebunden, auch wenn wir von unserer Seite Wünsche melden können. Wenn von Kundenseite oft der gleiche Wunsch geäussert wird, ist die Chance auf rasche Verbesserung von Seiten Hersteller natürlich grösser.
Welche IT-Projekte sind zurzeit in Planung oder bereits in der Umsetzung?
Einige Systeme werden in die Cloud ausgelagert. Aber auch hier ist uns wichtig, dass die Server in der Schweiz sind. Alle Daten der Kundinnen und Kunden bleiben selbstverständlich auf unseren eigenen Servern. Aus diesem Grund beschäftigt uns das Thema Sicherheit und Datenschutz aktuell sehr stark. Einerseits fordert der Bund einen gewissen Standard, andererseits verfolgen wir als Ausgleichskasse klare Ziele in diesem Bereich. Denn der Schutz der Daten und die damit verbundenen Sicherheitsstandards haben bei uns oberste Priorität.
Welches sind aus Ihrer Sicht die grössten Herausforderungen, wenn es um die IT-Infrastruktur einer Ausgleichskasse geht?
Sicher die Themen Datensicherheit und Datenschutz. Wir haben teilweise hochsensible Daten, die gut geschützt werden müssen. Dann beschäftigt uns das Thema Systemintegration. Wir haben viele verschiedene Systeme, die noch besser aufeinander abgeglichen werden können, damit IT-Prozesse effizienter werden. Zu guter Letzt ist eine zuverlässige IT ein grosses Thema. Die Kundinnen und Kunden aber auch die Mitarbeitenden fordern verständlicherweise eine ständige Verfügbarkeit aller Systeme. Aufgrund der immer grösser werdenden Datenmengen ist dies eine Herausforderung und ein Thema, das uns heute und in Zukunft begleiten wird. Zu guter Letzt ist die IT-Landschaft einem stetigen Wandel mit immer neuen Trends unterworfen. Aktuell beispielsweise das Thema künstliche Intelligenz, das auch uns in naher Zukunft beschäftigen wird. Es wird also sicher nie langweilig.
Das tönt nach hohen Kosten.
Deshalb muss man die Kosteneffizienz beachten. Was ist sinnvoll und was nicht? Ist die teuerste Variante auch die beste für uns oder reicht eine günstigere aus, um das gleiche Ziel zu erreichen? Bei all diesen Entwicklungen dürfen wir nie die Benutzerinnen und Benutzer vergessen. Denn egal ob Mitarbeitende oder Kundinnen und Kunden: Sie müssen damit arbeiten, was eine hohe Akzeptanz erfordert. Deshalb testen wir Neuerungen mit ausgewählten Mitarbeitenden, die danach intern unterstützen können und für uns wichtige Botschafterinnen und Botschafter sind.
Welche Anstrengungen müssen Sie unternehmen, damit der Datenschutz aller Anspruchsgruppen jederzeit gewährleistet werden kann?
Wir verfügen über strenge Sicherheitsrichtlinien. Alle diesbezüglichen Themen wie z.B. Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden laufen beim stellvertretenden Kassenleiter Stephan Hoch zusammen. Von Seiten IT überprüfen und aktualisieren wir laufend die Richtlinien und führen diverse Neuerungen ein wie beispielsweise verschlüsselte Übermittlung via Mail oder Multifaktorenidentifizierung. Wir sind diesbezüglich auf einem sehr guten Standard und entwickeln uns laufend weiter. Dass wir auf dem richtigen Weg sind, wird uns auch in den jährlich stattfindenden externen Prüfungen – sogenannten Audits – bestätigt.
Interview: Conny König
