«Wir haben einige Mitarbeitende, die bereits mehr als 30 Jahre bei uns arbeiten»
Die AK71 beschäftigt aktuell 43 Mitarbeitende. Als Leiterin Geschäftsleitungsassistenz und HR ist Jessica Meier für alle Personalthemen sowie organisatorischen und administrativen Angelegenheiten der Geschäftsleitung zuständig. Wie ihr Arbeitsalltag aussieht, erzählt sie im persönlichen Interview.
Jessica Meier, wie ist das Team Geschäftsleitungsassistenz und HR aufgestellt?
Die GL-Assistenz besteht aus Katharina Skender und mir. Wir arbeiten im Jobsharing. Katharina Skender 60 % und ich 50 %.
Was sind die Aufgaben im Bereich Geschäftsleitungsassistenz?
Wir unterstützen die Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten. Zum Beispiel bereiten wir alle Sitzungen der verschiedenen Gremien vor. Das heisst Sitzungszimmer reservieren, Verpflegung organisieren, Einladungen versenden, Protokoll der Sitzung erstellen und Nachbearbeitungsaufgaben übernehmen. Administrative Arbeiten beinhalten unter anderem Unterlagen an Banken einreichen, Vollmachten einholen, HR-Auszüge aktualisieren etc. Daneben sind wir auch zuständig für die gesamte interne und externe Kommunikation und organisieren Arbeitssicherheits-, Gesundheitsschutz- und Feuerlöschschulungen. Zu guter Letzt verwalten wir alle Versicherungen – auch für den HR-Bereich.
Welche Gremien gibt es bei der AK71?
Das sind der Stiftungsrat der Personalfürsorgestiftung, des Wohlfahrtsfonds und der BVG-Stiftung, der Vorstand der Ausgleichskasse und der Familienausgleichskasse, die Anlagekommission, der Arbeitsausschuss und interne Kader- und Geschäftsleitungssitzungen.
Was reizt Sie an Arbeiten wie Sitzungsvorbereitungen und Protokollführung?
Ich schätze es, dass wir von Anfang bis zum Schluss selbständig planen und organisieren können.
Welche Aufgaben beinhaltet der HR-Bereich?
Dieser Bereich läuft nur über mich, meine Stellvertretung ist der Kassenleiter Georges Marchand. Die Arbeiten sind sehr vielfältig: Vom Bewerbungsprozess, über Ein- und Austritte, Löhne, Lohnmeldungen, Arbeitszeitkontrollen, Krankheits- und Unfallmeldungen sowie die Mitgestaltung von Personalreglementen und Weisungen. Dann bin ich der Kontakt zu unserer Unfall- und Krankentaggeldversicherung und zuständig für die internen Meldungen (unter anderem EO, FAK, MSE), da wir natürlich bei unserer eigenen Ausgleichskasse angeschlossen sind.
Wie ist die Balance zwischen HR und Geschäftsleitungsassistenz? Welche Arbeiten beanspruchen wie viel von Ihrer Arbeitszeit?
Die HR-Themen nehmen den grössten Teil meines Arbeitsalltags in Anspruch. Deshalb handhaben wir im Team die Arbeitsaufteilung so, dass der gesamte HR-Bereich bei mir ist und wir die Aufgaben der GL-Assistenz aufteilen.
Wie viele Mitarbeitende betreuen Sie im HR?
Die AK71 beschäftigt 43 Mitarbeitende, davon aktuell ein Auszubildender und ein Praktikant.
Wie läuft das mit den Auszubildenden bei der AK71? Können sie hier eine komplette KV-Lehre absolvieren?
Da wir als KMU-Betrieb keine komplette KV-Lehre anbieten können, sind wir Mitglied des KMU-Lehrbetriebsverbunds. Auszubildende sind ein Jahr ihrer Ausbildungszeit bei uns und wir betreuen sie in dieser Zeit vor allem in fachlichen Fragen.
Welche Praktikumsarten bieten Sie an?
Wir bieten ein einjähriges Praktikum für Absolventinnen und Absolventen der Wirtschaftsmittelschule an. Zudem gibt es bei uns ein Praktikum für junge Profisportlerinnen und -sportler. Denn mit der Doppelbelastung ist es sehr schwierig, eine Praktikumsstelle zu finden. Deshalb haben wir uns entschieden, diese jungen Menschen zu unterstützen.
Kommen die Mitarbeitenden mit allen Wünschen und Sorgen direkt zu Ihnen?
Grundsätzlich schon. Es ist schliesslich auch mein Job.
Haben Sie häufig Personalwechsel?
Nein, wir haben eine sehr geringe Fluktuation. Wir haben einige Mitarbeitende, die bereits mehr als 30 Jahre bei uns arbeiten.
Welche Ausbildung muss man mitbringen, um eine Funktion in Ihrem Tätigkeitsbereich übernehmen zu können?
Mindestens eine kaufmännische Ausbildung. Idealerweise hat man sich zusätzlich zur Direktionsassistenz weitergebildet. Und je nach Aufgabengebiet ist es natürlich sinnvoll, eine Weiterbildung im HR-Bereich zu absolvieren.
Welches sind die grössten Herausforderungen in Ihrem Alltag?
Personalthemen sind sehr vielfältig, weshalb es hier immer irgendwelche Fragen zu lösen gibt.
Was zeichnet die AK71 als Arbeitgeberin aus?
Neben einem kollegialen Arbeitsklima bieten wir unseren Mitarbeitenden tolle Benefits. Beispielsweise beteiligen wir uns an Sport- und ÖV-Abos, offerieren im Büro Wasser und Kaffee und schenken zwei bis drei Brückentage pro Jahr. Dieses Jahr sind unsere Büros sogar zwischen Weihnachten und Neujahr komplett geschlossen.
Darf man Ihnen eine Spontanbewerbung senden?
Ja klar, wir sind immer offen für spannende Lebensläufe.
Interview: Conny König
Persönliches über Jessica Meier
Jessica Meier arbeitet seit rund sechs Jahren bei der AK71 und hat vor zwei Jahren die Leitung der Abteilung übernommen. Davor war sie mehrere Jahre bei der Firma Weita im Innendienst und HR-Bereich tätig. Die 41-Jährige wohnt mit ihrem Mann und den zwei Söhnen im Alter von neun und elf in Büsserach. Ihre Hobbys: Familie, Skifahren und Wandern.
