«Entscheidend ist, dass die Beitragszahlungen gesetzeskonform eingefordert werden und rechtzeitig bei uns eintreffen»
Liquidität ist wichtig, damit ein Unternehmen langfristig existieren kann. So ist es auch bei der AK71. Wie die Liquidität sichergestellt wird und welche Aufgaben die Abteilung Finanzen neben dem Führen der Finanzbuchhaltung sonst noch übernimmt, erzählt Vanessa Stornaiuolo, Leiterin Finanzen, im Interview.
Frau Stornaiuolo, Sie haben am 1. Mai 2023 die Leitung der Abteilung Finanzen übernommen. Wie geht es Ihnen in der neuen Funktion?
Ich konnte mich bereits sehr gut einleben. Mein Vorgänger kündigte frühzeitig an, dass er in Pension gehen wird. So konnte ich ihn bereits beim letzten Jahresabschluss unterstützen und er hat mich Schritt für Schritt in die neue Funktion eingearbeitet. Das war ein super Übergang.
Sie und Ihre Mitarbeiterin sind für die gesamten Finanzen der AK71 verantwortlich. Was sind die Hauptaufgaben Ihres Teams?
Wir führen die Finanzbuchhaltung, erstellen also die Verwaltungs-, Kapital- und die Liegenschaftsrechnung. Zu unseren Aufgaben gehört die tägliche Verbuchung aller Ein- und Auszahlungen. Dann erstellen wir Monats- und Jahresabschlüsse für die beiden Sozialwerke Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse inkl. Verbuchung aller Geschäftsfälle, Abgrenzungen, Abschreibungen und so weiter. Daneben sind wir in engem Kontakt mit diversen Ämtern in verschiedensten Kantonen. Hier geht es vor allem um Statistiken und Zahlen – unter anderem für den Lastenausgleich.
Was bedeutet Lastenausgleich?
Dazu werden die Beiträge und Leistungen aller Familienausgleichskassen eines Kantons miteinander verglichen. Aufgrund dieser Zahlen werden Ausgleichszahlungen vorgenommen. Ziel ist es, dass so die Einnahmen unter den Familienausgleichskassen fairer verteilt sind. Klar, in erster Linie ist jede Kasse für sich selbst verantwortlich, setzt ihre Beitragssätze fest und erhöht diese, falls die Kasse beispielsweise zu wenig Reserven bilden kann. Der Lastenausgleich ist eine zusätzliche Massnahme, die in einigen Kantonen vor ein paar Jahren eingeführt wurde.
Gehören weitere Aufgaben zur Abteilung Finanzen?
Wir sind zuständig für die Überwachung der Rechnungskreise. Solche Kreise sind z.B. die Familienausgleichskasse oder die Verwaltung von Wertschriften. Diese Themen müssen klar getrennt bleiben und dürfen nicht vermischt werden. Wir sind auch dafür verantwortlich, dass in allen Rechnungskreisen genügend Geld zur Verfügung steht. Erstens ist es wichtig für die monatliche Meldung und Ablieferung an die Zentrale Ausgleichsstelle ZAS und zweitens stellen wir mit der laufenden Liquiditätskontrolle sicher, dass jederzeit genügend Mittel für die laufenden Rentenzahlungen und Auszahlungen von Familienzulagen vorhanden sind.
Weshalb unterscheiden Sie in der Finanzbuchhaltung die Sozialwerke Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse?
Diese Unterscheidung ist zwingend, da die beiden Sozialwerke unterschiedliche Zwecke und Aufgaben erfüllen müssen. Die Ausgleichskasse fordert gemäss Gesetz die Beiträge der AHV/IV/EO ein und die Familienausgleichskasse ist zwar ein Teil der Ausgleichskasse, befasst sich aber nur mit den Familienzulagen. Durch die Unterscheidung ist sichergestellt, dass die Beiträge und Zahlungen für die verschiedenen Sozialversicherungen getrennt erfasst und ausgewertet werden. Dadurch können die Ausgaben genau verfolgt und mit den entsprechenden Behörden gemäss Weisungen korrekt abgerechnet werden.
Liquidität ist bei jedem Unternehmen ein zentrales Element. Können Sie erklären, was es bei der AK71 braucht, damit die Liquidität jederzeit gewährleistet werden kann?
Entscheidend ist, dass die Beitragszahlungen gesetzeskonform eingefordert werden und rechtzeitig bei uns eintreffen. Denn damit finanzieren wir uns und stellen die Liquidität sicher. Zudem ist es unser Ziel, Wertschriften gewinnbringend anzulegen, auch wenn letztes Jahr bekanntlich kein gutes Anlagejahr war. Daneben ist es wichtig, täglich die Ein- und Auszahlungen zu verbuchen und die Liquidität zu kontrollieren. Zu guter Letzt bilden wir Reserven und Rückstellungen.
Weshalb ist es notwendig, jeden Monat einen Abschluss zu erstellen?
Wir führen eine doppelte Buchhaltung – also eine Abrechnungs- und Finanzbuchhaltung. Die Abteilungen buchen aus ihrem Nebenbuch direkt in die Abrechnungsbuchhaltung. Ende Monat müssen wir diese Zahlen in die Finanzbuchhaltung – also ins Hauptbuch – übertragen. Den monatlichen Abschluss müssen wir auch immer der Zentralen Ausgleichsstelle ZAS melden. Zudem stellen wir mit dem monatlichen Abschluss die Liquidität sicher.
Weshalb muss der Monatsabschluss der Zentralen Ausgleichsstelle ZAS gemeldet werden? Und was ist genau die Aufgabe der ZAS?
Die Zentrale Ausgleichsstelle ZAS koordiniert die verschiedenen Sozialversicherungen der 1. Säule und stellt sicher, dass die Beitragseinnahmen und Leistungen zwischen den einzelnen Versicherungen korrekt ausgeglichen sind. Die ZAS überwacht laufend, ob die Gelder für den richtigen Zweck genutzt werden. Damit die ZAS mit den Geldern arbeiten und die gerechte Verteilung der Bundesgelder sicherstellen kann, müssen wir täglich die dafür eingenommenen Beitragszahlungen abliefern.
Dann verwaltet die ZAS alle Beitragszahlungen?
Das ist korrekt. Denn die ZAS ist zuständig, dass die AHV/IV/EO-Beiträge nicht zweckentfremdet werden. Wir behalten nur die Gelder, welche wir für die Auszahlungen benötigen.
Übernimmt die ZAS weitere Aufgaben?
Ja, die ZAS führt ein zentrales Register, wo alle Leistungen – also Familienzulagen und Rentenleistungen – abgebildet sind. Darauf können wir auch zugreifen. Daneben führen sie als Bundesstelle Statistiken und erstellen Berichte.
Wie viele unterschiedliche Jahresrechnungen erstellen Sie?
Wir erstellen eine Jahresrechnung für die Ausgleichskasse und eine separate für die Familienausgleichskasse. Dann bedienen wir auch noch verschiedene Abrechnungsstellen mit ihren eigenen Zahlen zur Familienausgleichskasse wie z.B. den Kanton Genf. Dies müssen wir erstellen, weil wir lediglich im Auftrag für sie arbeiten, damit es für unsere Mitglieder einfacher ist. Einfacher in dem Sinn, dass die Kunden somit mit der AK71 für alle Kantone einen einzigen Ansprechpartner haben.
Und wer ist für den jährlichen Abschluss der BVG-Stiftung verantwortlich?
Diesen erstellt die Abteilung Berufliche Vorsorge selbst.
Sind Sie verpflichtet, die Jahresrechnungen zu veröffentlichen?
Nein, einzig die Jahresrechnung der Beruflichen Vorsorge wird durch uns aus freien Stücken auf der Website der AK71 veröffentlicht. Wir sind aber verpflichtet, alle Jahresrechnungen dem Bundesamt für Sozialversicherungen abzuliefern. Ebenfalls gehen die Abrechnungen an die kantonalen Ausgleichskassen und Abrechnungsstellen, für die wir im Auftrag arbeiten.
Welche weiteren Aufgaben übernimmt die Abteilung Finanzen?
Wir rechnen die Quellensteuer für unsere Versicherten quartalsweise ab, verwalten unsere Wertschriften, gleichen die Verrechnungssteuer jährlich ab und melden Zahlen an diverse weitere kantonale Fonds wie z.B. die Mutterschaftsversicherung in Genf, in deren Auftrag wir arbeiten. Dann sind wir interne Ansprechpartner und stehen bei Fragen der Mitglieder aber auch der Revisoren oder der Geschäftsleitung zur Verfügung.
Wie läuft eine Revision ab?
Sie melden sich an und kontrollieren die Jahresrechnungen. Eigentlich kontrollieren sie alles, was wir im Verlauf des Jahres gemacht haben wie z.B. Quellensteuer, Kasse, Lastenausgleich etc. Dann findet eine Besprechung statt mit allfälligen Hinweisen und zu guter Letzt folgt der Bericht der Revisionsstelle. Normalerweise findet die Abschlussrevision im ersten Quartal des Jahres statt. Daneben findet jeweils im Herbst zusätzlich die Hauptrevision der AK71 statt. Das heisst, die Revisoren sind mehrmals pro Jahr bei uns im Haus. Einmal prüfen sie nur die Familienzulagen, einmal die berufliche Vorsorge oder die Beiträge. Dies auch aus dem Grund, weil sie von der Menge her nicht alles an einem Tag prüfen können und sie intern verschiedene Spezialisten pro Fachgebiet haben.
Interview: Conny König
Persönliches über Vanessa Stornaiuolo
Vanessa Stornaiuolo arbeitet seit acht Jahren bei der AK71. Die 30-Jährige startete im Team der Familienzulagen, wechselte dann in die Abteilung Beiträge und übernahm dort die Stellvertretung der Abteilungsleiterin. Per 1. Mai 2023 wechselte Vanessa Stornaiuolo in die Abteilung Finanzen und übernahm die Leitung. Aktuell bildet sie sich zur Betriebswirtschafterin HF weiter. Vanessa Stornaiuolo lebt seit ihrer Geburt in Reinach, hat zwei Hunde und liebt es, mit Freunden zu kochen und gut zu essen.
