«Les allocations familiales doivent couvrir au moins une petite partie des coûts d’entretien d’un enfant»

En tant que caisse de compensation professionnelle, l’AK71 est en mesure, contrairement à une caisse cantonale, de traiter les allocations familiales dans toute la Suisse grâce aux autorisations de tous les cantons. C’est un avantage que les membres apprécient beaucoup. Les 11 personnes qui composent l’équipe de la caisse ont toutefois encore de nombreuses tâches à accomplir. Dans cette interview, Nico Kummer, responsable du département Prestations APG/CAF/AMat & Services, nous en dit plus sur le quotidien captivant de son équipe.

Le département que vous dirigez a un nom assez compliqué. Pouvez-vous nous dire, pour commencer, ce que signifient ces abréviations?
Volontiers. APG est l’abréviation d’allocations pour perte de gain. Il s’agit de l’indemnité pour cause de service militaire, civil ou de protection civile et aussi Jeunesse+Sport. CAF signifie caisse d’allocations familiales. Elle comprend différentes prestations comme les allocations pour enfant et les allocations de formation. Parallèlement, nous sommes également en charge de l’allocation de maternité (AMat), à laquelle se sont ajoutées l’allocation de paternité en 2021 et l’allocation de prise en charge, depuis mi-2021, pour les droits en cas de maladie grave d’un enfant.

Hormis les services, ces thèmes font donc partie de la caisse d’allocations familiales?
La caisse d’allocations familiales est le terme générique utilisé par notre caisse, même s’il s’agit de prestations pour la CAF et de simples indemnités journalières pour l’APG et l’AMat. Ces deux domaines pourraient aussi être séparés l’un de l’autre, ce qui est le cas pour d’autres caisses.

Quelles sont en fait concrètement les tâches endossées par votre équipe? Montrez-nous votre quotidien.
Les allocations familiales doivent couvrir au moins une petite partie des coûts d’entretien d’un enfant. Notre équipe est responsable du traitement complet des nouvelles inscriptions, c’est-à-dire quand une collaboratrice ou un collaborateur commence un nouveau poste chez un membre qui nous est affilié. En conformité avec la loi, nous vérifions si un droit à des prestations issues de la caisse d’allocations familiales existe ou pas. Une fois la vérification faite, une décision d’allocations est rendue, dans laquelle nous indiquons si et pourquoi une allocation doit être versée ou si la demande est rejetée. En cas de rejet, l’autre parent doit faire une demande auprès de son employeur.
Par ailleurs, nous traitons aussi de nombreuses mutations, comme les déclarations de maladie, qui ont une influence sur le droit au versement des allocations. Différentes conditions juridiques doivent en effet être remplies pour que des allocations pour enfants soient versées.

Qui paie en fait les cotisations à la caisse d’allocations familiales?
Les entreprises nous versent directement les cotisations sur la base de la masse salariale globale. A l’exception du canton du Valais, les collaboratrices et collaborateurs ne paient pas de cotisations directes pour financer les allocations familiales.

Quelles autres tâches votre équipe prend-elle en charge?
Nous traitons également les allocations de formation, qui peuvent être versées au plus tôt à l’âge de 15 ans et au plus tard jusqu’à l’âge de 25 ans. Pour la vérification, nous avons besoin des contrats d’apprentissage ou des attestations de formation. Là aussi, il convient de respecter différentes conditions (comme le temps hebdomadaire consacré à la formation ou le salaire maximal) pour qu’une demande soit acceptée.

Existe-t-il des directives claires qui conduisent à une décision?
Il existe un guide et bien sûr la loi avec des directives et des conditions claires, qui mènent à une décision d’allocations, que ce soit pour les allocations pour enfants ou les allocations de formation. Nous disposons d’une certaine marge de manœuvre mais les bases juridiques sont les mêmes pour toutes les caisses.

Quelles sont vos tâches dans le domaine APG et AMat?
Notre équipe vérifie si les conditions donnant droit à une indemnité de maternité ou de paternité sont remplies. Si c’est le cas, nous nous occupons de la saisie de toutes les données et du décompte. Avec l’APG, c’est plus simple car les responsables militaires établissent une carte APG et les conditions sont donc remplies. Il s’agit avant tout de calculer correctement le salaire ou d’identifier la caisse compétente étant donné que l’indemnité APG s’élève à 80% du revenu avant le service.

Mais l’APG ne concerne pas que le service militaire.
C’est vrai. Mais c’est principalement ce domaine qui est concerné. Il y a également la protection civile, le service civil et Jeunesse+Sport. La procédure est toutefois la même. Les services officiels, comme un fourrier chargé de la facturation, sont compétents pour établir les cartes correspondantes et nous les faire parvenir.

En plus de toutes ces tâches, nous fournissons aux membres et aux assurés certains renseignements par téléphone.

Quelles sont les questions que vous posent les membres et les assurés?
Ils veulent souvent savoir quand le paiement sera activé ou si les documents requis sont bien arrivés. Un traitement rapide des demandes est très important, surtout pour les assurés. Car de nombreuses familles ont besoin des allocations, notamment quand il y a plusieurs enfants ou que des paiements rétroactifs sont encore en suspens. Les assurés nous contactent également lorsque leurs demandes sont rejetées afin de connaître la raison du rejet.

Les assurés s’adressent-ils souvent directement à l’AK71?
Cela dépend de la structure de l’entreprise. Soit une demande passe d’abord par le service interne du personnel, soit elle nous parvient directement. Je dirais que près de la moitié des demandes nous sont directement adressées.

Comment est composée votre équipe? Quelles sont les compétences des collaboratrices et collaborateurs qui travaillent chez vous?
Nous sommes 11 actuellement. Nous sommes une jeune équipe très dynamique. En plus de ma fonction, il y a également un poste de responsable suppléant, neuf conseillères et conseillers suppléants et une stagiaire. Chez nous, les compétences linguistiques sont déterminantes car nous sommes actifs dans toute la Suisse. De nombreux membres ont leur siège en Suisse romande ou au Tessin. Par ailleurs, il est important que nos collaborateurs et collaboratrices gardent leur calme dans les situations de stress et fassent preuve d’empathie envers les assurés. Avoir du flair pour les chiffres complète le profil. Car en définitive, il s’agit toujours de montants et de calculs.

Vous suivez de nombreux membres ayant du personnel dans toute la Suisse. Peuvent-ils tout traiter en faisant appel à l’AK71?
En tant que caisse de compensation professionnelle, l’AK71 est en mesure, contrairement à une caisse cantonale, de traiter les allocations familiales dans toute la Suisse grâce aux autorisations de tous les cantons. Cela nous rend compétitifs et attrayants pour nos membres car ils n’ont qu’un seul interlocuteur pour leurs requêtes.

Pourquoi les autres caisses ne proposent-elles pas ce service au niveau de toute la Suisse?
Chaque caisse a sa structure propre. Par ailleurs, c’est la branche qui détermine si cette offre est souhaitée ou non. La caisse a besoin des autorisations de tous les cantons, ce pourquoi les conditions ne sont pas toujours remplies.

Quelles tâches de la caisse d’allocations familiales les membres peuvent-ils traiter par le biais du portail en ligne connect?
Tout en fait. Cela signifie que tous les membres peuvent déclarer des allocations familiales, annoncer des mutations, une maternité ou une APG. La différence principale est que certains travaux sont gérés par le biais de processus, donc directement en ligne, alors que pour d’autres, il suffit de transmettre un formulaire PDF rempli. Avec nos prestations de services complètes via le portail en ligne connect, les membres économisent beaucoup de temps et peuvent tout suivre à tout moment. En effet, toutes les autres étapes telles que la décision sur une demande ou le décompte vont directement dans le dossier correspondant. Il est ainsi garanti que le membre a toujours une vue d’ensemble de tous les dossiers des collaborateurs. Le portail est également développé en continu, ce qui simplifiera encore les processus administratifs pour nos membres à l’avenir.

Les assurés peuvent-ils aussi avoir accès au portail en ligne ou c’est seulement les entreprises?
Les membres peuvent déléguer certaines tâches aux assurés, qui peuvent ensuite être reprises par les collaborateurs de l’entreprise. Cela dépend ici aussi très fortement de la structure de l’entreprise.

Venons-en maintenant au domaine «Services», qui appartient aussi à votre département. Quelles sont les tâches de ce domaine?
Le département Services est le cœur et donc la vitrine de l’AK71. Car ce département s’occupe du numéro principal par lequel la plupart des membres appellent. Dans ce contexte, la convivialité et la pensée en réseau sont déterminantes. Car les deux collaboratrices du département Services doivent rapidement identifier, lors d’un appel, la requête de la cliente ou du client afin de pouvoir transférer la personne au service correspondant. En plus de cette tâche, elles trient et scannent le courrier tous les matins et l’intègrent dans les systèmes correspondants. La gestion du matériel, différentes courses et d’autres tâches organisationnelles font partie de leurs multiples missions.

Interview: Conny König

Portrait de Nico Kummer

Nico Kummer, 33 ans, a rejoint l’AK71 après son apprentissage d’employé de commerce à l’administration communale de Reinach. Après 3 ans en tant que conseiller clientèle au département Caisse d’allocations familiales, il a pris la direction du département. Nico Kummer a grandi à Reinach et y est très ancré. Durant ses vacances, il aime voyager dans des pays exotiques et découvrir de nouvelles cultures. Ses destinations préférées se trouvent en Amérique du Sud, comme le Brésil ou l’Amazonie.