«La protezione dei dati e i relativi standard di sicurezza sono la nostra massima priorità»

Matt Graf è entrato a far parte del team dell’AK71 nel febbraio 2021 ed è responsabile della divisione Informatica. In questa intervista racconta di cosa si occupa il team e quali sono le sfide attuali e future dell’IT.

Signor Graf, chi lavora nel team Informatica?
Io e il mio collega Agostino Lo Conti. Siamo quindi un team di due persone. Entrambi copriamo tutte le aree e ci sostituiamo a vicenda.

Quali sono i compiti principali del suo team?
Abbiamo la responsabilità generale dei sistemi AKIS. Ciò significa che siamo responsabili della manutenzione, dell’assistenza e dell’individualizzazione dei processi. AKIS è un’applicazione per le imprese di assicurazione sociale ed è quindi molto importante anche per la nostra cassa. Ci permette infatti di mappare tutti i processi di una cassa di compensazione in un’unica applicazione.

AKIS e connect sono lo stesso sistema?
Non esattamente. AKIS è il sistema principale utilizzato da noi internamente, mentre connect è la parte esterna per la clientela. Naturalmente esistono interfacce grazie alle quali tutti i documenti caricati su connect possono essere visualizzati in AKIS per un’ulteriore elaborazione.

Quali altri compiti svolgete?
Organizziamo diversi corsi di formazione per il personale. Di recente hanno avuto luogo grandi cambiamenti, per cui una buona formazione è molto importante per l’accettazione interna. Ci occupiamo anche della manutenzione dell’intera infrastruttura IT, compresi server, stampanti, telefonia e backup regolari dei dati.

Come viene fornita concretamente l’assistenza IT al personale? Quali sono le domande più frequenti che le vengono rivolte?
Molto spesso le domande riguardano il nostro sistema principale AKIS, perché la maggior parte del personale lavora quasi esclusivamente con quello. Inoltre ci occupiamo di questioni classiche, come i problemi con la stampante, il sistema di posta elettronica o i programmi per l’ufficio.

Quali altri compiti svolge in qualità di responsabile della divisione?
Sono responsabile della pianificazione del budget e del controllo di tutte le fatture della mia area. Naturalmente, quando sono assente è il mio collega Agostino Lo Conti a occuparsene. I miei compiti includono anche la gestione del team. Mi occupo inoltre del coordinamento dei test in caso di aggiornamento del nostro sistema principale per casse di compensazione AKIS. I test vengono poi eseguiti dal personale che in seguito lavorerà con il sistema.

A che punto è attualmente l’AK71 in termini di digitalizzazione?
Negli ultimi anni l’AK71 ha compiuto notevoli progressi nella digitalizzazione. Abbiamo creato infrastrutture digitali di base e automatizzato un gran numero di processi, migliorando significativamente la nostra efficienza e la qualità dell’assistenza. I nostri sistemi interni sono in gran parte digitalizzati. Utilizziamo inoltre tecnologie moderne per ottimizzare la collaborazione e la comunicazione, sia internamente che con la nostra clientela.

Quali sono i vostri obiettivi in materia di digitalizzazione?
C’è la continua necessità di ottimizzare i nostri processi, soprattutto nel nostro sistema principale AKIS. Vogliamo infatti semplificare ulteriormente i processi e automatizzarli a vantaggio della nostra clientela, laddove possibile. Inoltre, si aggiungono sempre nuovi requisiti da valutare in materia di sicurezza dei dati.

Come procede l’ulteriore sviluppo della piattaforma online connect?
Ottimizziamo costantemente i processi e introduciamo varie innovazioni.

La clientela può inviarvi le sue richieste relative a connect?
Sì, certo. Ottimizzare i processi è anche nel nostro interesse. Tuttavia, siamo in parte vincolati al produttore dell’applicazione anche se, dal canto nostro, possiamo comunque avanzare richieste. Se la clientela esprime spesso la stessa richiesta, le possibilità di un rapido miglioramento da parte del produttore sono ovviamente maggiori.

Quali progetti IT sono attualmente in fase di pianificazione o di attuazione?
Alcuni sistemi sono esternalizzati nel cloud. Anche in questo caso, però, per noi è importante che i server siano in Svizzera. Tutti i dati della clientela rimangono ovviamente sui nostri server. Per questo motivo, attualmente le questioni relative alla sicurezza e alla protezione dei dati ci impegnano notevolmente. Da un lato, la Confederazione richiede determinati standard, dall’altro noi, in qualità di cassa di compensazione, perseguiamo obiettivi chiari in quest’area. In fin dei conti, la protezione dei dati e i relativi standard di sicurezza sono la nostra massima priorità.

Secondo lei, quali sono le sfide maggiori legate all’infrastruttura IT di una cassa di compensazione?
Sicuramente le questioni relative alla sicurezza e alla protezione dei dati. A volte disponiamo di dati molto sensibili, che devono essere ben protetti. Poi c’è la questione dell’integrazione dei sistemi. Abbiamo molti sistemi diversi, che possono essere armonizzati ancora meglio per rendere più efficienti i processi IT. Un’altra questione importante è l’affidabilità dell’IT. La clientela e il personale richiedono comprensibilmente una disponibilità costante di tutti i sistemi. A causa della quantità sempre crescente di dati, ciò costituisce una sfida e una questione che ci impegna già oggi, ma che ci accompagnerà anche in futuro. Infine, il panorama IT è soggetto a continui cambiamenti con tendenze sempre nuove, come l’attuale questione dell’intelligenza artificiale, che ci impegnerà anche nel prossimo futuro. Sicuramente non avremo di che annoiarci.

Tutto ciò suona molto costoso.
Ecco perché bisogna considerare l’efficienza dei costi. Cosa è ragionevole e cosa no? L’opzione più costosa è anche la migliore per noi o ne basta una più economica per raggiungere lo stesso obiettivo? Quando si parla di sviluppi, non dobbiamo mai dimenticare gli utenti. Sia il personale che la clientela devono lavorare con questi sistemi, il che richiede un alto livello di accettazione. Per questo testiamo le innovazioni con collaboratrici e collaboratori selezionati, che possano sostenerci internamente e che svolgano per noi l’importante ruolo di ambasciatori.

In che modo dovete impegnarvi per garantire in ogni momento la protezione dei dati di tutti i gruppi di interesse?
Adottiamo rigide linee guida in materia di sicurezza. Tutte le questioni relative a questo aspetto, come la sensibilizzazione e la formazione del personale, sono di competenza del Vicegerente Cassa Stephan Hoch. Dal punto di vista dell’IT, rivediamo e aggiorniamo costantemente le linee guida e introduciamo diverse innovazioni, come la trasmissione criptata via e-mail o l’identificazione a più fattori. Abbiamo raggiunto un ottimo livello in tal senso e siamo in costante sviluppo. Il fatto che siamo sulla strada giusta è confermato anche dai controlli esterni annuali, i cosiddetti audit.

Intervista: Conny König